Projekte professionell planen - mit OfficeAssistant ERP

 

Projekte professinell planen - mit der Projektverwaltungssoftware.

In einem Projekt treffen oft unterschiedliche Akteure und Geschäftsvorfälle aufeinander, was die Projektverwaltung regelmäßig zu einer komplizierten Aufgabe werden lässt. Innerhalb eines Projekts selbst müssen Ressourcen wie Arbeitskraft, Budget und Materalien geplant und regelmäßig geprüft werden und der Projektplan muss trotz der zeitlichen und meist auch inhaltlichen Begrenzungen eingehalten werden - eine schnelle und effiziente Erledigung ist obligat.

Von überall aus - dank Cloud-Technologie

Sie haben Mitarbeiter im Home Office oder in Coworking beziehungsweise Shared Spaces? Dank der Cloud-Technologie können auch diese Mitarbeiter in Echtzeit mit den Mitarbeitern im Backoffice zusammenarbeiten.

  • behalten Sie alle relevanten Ressourcen und Aktivitäten im Blick
  • planen und organisieren Sie Ihre Projekte und behalten Sie den Überblick über den Fortschritt
  • teilen Sie Ihre Mitarbeiter zu Projekten und einzelnen Aufgaben zu
  • verwalten Sie die Aktivitätenliste für jeden Projektmitarbeiter


Das muss eine Software zur Projektverwaltung können:


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Die Projektplanung: so funktioniert das Zusammenspiel aller Beteiligten

Erstellen Sie Projekte und teilen Sie diese wahlweise einzelne Mitarbeiter, Partner und Unternehmen aber auch externe Mitarbeiter zu. Behalten Sie dank der übersichtlichen Phasenplanung den Überblick über alle bisher geschehenen und zukünftige Schritte. Übersichtliche Basisdaten sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle Beteiligten die für Sie wichtigen Informationen auf einen Blick erhalten und so nahtlos und ohne Unterbrechungen mit anderen Projektbeteiligten zusammenarbeiten können. Auch die Projektkosten werden nicht aus dem Blick gelassen - bereits in der Projektübersicht ist sichtbar, wieviel Budget bereits für das Projekt genutzt wurde.

  • übersichtliche Zeiterfassung für Sie und Ihre Kunden
  • behalten Sie den Überblick über die Projektkosten
  • arbeiten Sie mit Externen und Internen gleichermaßen zusammen
  • alle Informationen zu einem Projekt an einer Stelle
  •  nichts geht verloren: legen Sie relevante Dateien direkt beim Projekt ab und teilen Sie diese mit allen Mitarbeitern
  • logische Funktionen für Collaborationen
  • einfache Zeiterfassung pro Projekt

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Auf die Sekunde genau: die Zeiterfassung in der Projektverwaltung

Wie lange an einem Projekt pro Mitarbeiter und Gesamt gearbeitet wurde, kann jederzeit über das Leistungserfassungstool eingesehen werden. Erledigte wie noch offene Aufgaben werden aufgelistet und geben jederzeit eine Übersicht über die bereits verbrauchte Zeit und erlaubt so eine Schätzung der Einhaltung der vorgegebenen Zeit- und Kostenpläne.

Durch den intuitiven Aufbau können Sie Ihre Mitarbeiter und Ihr Ressourcenmanagement besser verwalten und zum Einsatz bringen. Die Projektzeiten lassen sich natürlich auch nachträglich einpflegen und korrigieren.

  • minutengenaue Eingabemöglichkeiten
  • Auflistung aller Mitarbeiter - intern wie Extern - pro Projekt

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Wer, wann, was? Die Aktivitätenverwaltung in der Projektverwaltung

Mit der Aktivitätenverwaltung erhalten Sie ein Modul, welches die Zettelwirtschaft und handschriftlichen "To-Do" Listen der Vergangenheit angehören lässt, dem Projektleiter stets eine aktualisierte Übersicht in Echtzeit über den Projektfortschritt ermöglicht und keine offenen Aufgaben unter den Tisch fallen lässt. Dadurch werden auch wichtige Aufgaben nicht mehr vergessen und der Projektzeitplan kann eingehalten werden.

Aktivitäten können mit einem Klick Kunden- und Projekten zugeordnet werden. Als Projektleiter können Sie auch Aktivitäten für Ihre Mitarbeiter erstellen und zusätzlich dazu eine Erinnerung per Mail zukommen lassen. Mit der intelligenten Such- und Filterfunktion erhalten Sie schnell die gewünschten und gesuchten Informationen.

  • Übersichtliche Adressverwaltung
  • übersichtliches Kontaktmanagement

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Alle auf dem gleichen Stand: Dokumente verwalten in der Projektverwaltung

Hinterlegen Sie Dateien wie pdfs, Bildmaterialien oder Dokumente jeglichen Formates im Dokumentenservice und weisen Sie diesen einem Projekt zu. Stellen Sie dadurch sicher, dass alle Projektmitarbeiter automatisch Zugriff auf die Daten erhalten, die für das Weiterkommen des Projekts benötigt werden.

Durch die Sortier- und Suchfunktion können Sie, wie Ihre Mitarbeiter, schnell die gewünschten Daten anzeigen lassen. Auch internes und projektrelevantes Know-How kann hinterlegt werden und bietet allen Projektmitarbeitern die Möglichkeit, schnell auf den aktuellsten Stand zu kommen.

  • Übersichtliche Adressverwaltung
  • übersichtliches Kontaktmanagement


ein reibungsloses Zusammenspiel aller Abteilungen - mit OfficeAssistant ERP

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die Projektleitung in der Projektverwaltung



Die Projektleitung behält den Projektverlauf und das Budget im Blick. Sie kommuniziert auf unterschiedlichen Kanälen mit Ihren Kunden und Mitarbeitern und ermöglicht eine exakte Informationserfassung.

übersichtliche Verlaufspläne

grafische Auswertungen eigen definierter Parameter

Interne Beteiligte in der Projektverwaltung



Erhalten Sie alle benötigten Unterlagen für Ihr Projekt mit einem Klick und sehen Sie sofort, welcher Ihrer Mitarbeiter an welchem Teil des Projektes arbeitet.

logische Aktivitätenplanung

Verteilung von Know-How durch den Wissenspool

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externe mitarbeiter und freelancer im officeassistant crm verwalten

Externe Mitarbeiter in der Projektverwaltung



Bieten Sie externen Beteiligten einen Zugriff auf die Teile des Systems, die für Sie relevant sind, ohne einen Vollzugriff auf das komplette System zu ermöglichen.

eigene Nutzer anlegen

Nutzerrechte verwalten

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Projektplanung außer Haus - auf Tablet und Handy

Für ein professionelles Auftreten beim Kunden können Sie Ihren OfficeAssistant auch auf Ihrem Tablet oder Handy installieren. Die App ermöglicht denselben Zugriff auf Ihre Daten wie vom PC oder Mac aus und bietet so die Möglichkeit, das eigene Büro überall dorthin mitzunehmen, wo Ihr Mitarbeiter sich gerade befindet.

Durch die Cloud-Technologie können auch externe Mitarbeiter vom HomeOffice oder aus Shared Spaces bzw. Coworking Spaces aus am Projekt arbeiten.

Scrum und Co. - agiles Projektmanagement

Viele Projekte sind in ihrem Umfang so komplex, dass es schwer wird, zu Beginn einen vollumfänglichen Plan zu fassen. Viele Anforderungen und Lösungsansätze im späteren Projektverlauf können zu Beginn des Projekts noch unklar sein- Durch Zwischenschritte und -ergebnisse kann diese Unklarheit beseitigt werden, und fehlende Ansätze lassen sich im Verlauf des Projektes effizienter gestalten als während der abstrakten Klärungsphase.

Ziel eines agilen Projektmanagements ist immer eine schnelle und kostengünstige Entwicklung eines hochwertigen Produkts entsprechend einer formulierten Vision. Dabei wird die Umsetzung der Vision des Produktes nicht mehr durch eine Aufstellung eines möglichst detaillierten Lastenheftes verwirklicht. Stattdessen werden die Anforderungen in Form von Eigenschaften aus der Anwendersicht formuliert. Diese Anforderungen werden Stück für Stück in sogenannten Sprints - Intervallen von ein bis vier Wochen - umgesetzt.

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